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Reuniones Efectivas

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Los seres humanos podemos ser mucho más creativos y productivos cuando compartimos con otros nuestro conocimiento, ideas e inquietudes. Sin embargo, cuando no sabemos aprovechar los espacios de reunión generamos todo lo contrario . Convertir las reuniones en una herramienta constructiva  es el objetivo de este taller


Preparación

Planificación, información, objetivos, agenda 
Quién - Cuando

Desarrollo

Apertura
Desarrollo
Registro
Cierre

Seguimiento

Acuerdos
Acciones 
Responsabilidades

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Fundamentos 

Víctima - Jugador 
Fenómeno y explicaciones 
Vicios comunes

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Compromiso

Disposición
Atención
Presencia

Roles y funciones

    Liderar, facilitar, conducir


Conflictos y problemas

Distinguir - Elegir
Tomar decisiones 
Resolver
Definir acciones y actores

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Las reuniones son espacios para crear con otros, son la oportunidad para poner sobre la mesa las inquietudes diversas que ocupan y preocupan a los individuos de la organización. Pueden tener distintos objetivos: informar, planear, decidir, solucionar, conocer, aprender, resolver, proponer, crear, etc. Sin embargo, debido a la cantidad de responsabilidades y tareas individuales, cuando las reuniones no son eficientes, se perciben más como un obstáculo o una carga que como una oportunidad. 


Aunque la sugerencia general podría ser eliminarlas, hacerlo sería negar sus beneficios y el hecho de que, a través de ellas, construimos la organización. Una reunión es una conversación con uno o más interlocutores --desde la que tenemos con el cliente hasta la que realiza la junta directiva-- y podemos aprender a hacerla eficiente y productiva para todos.
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  Objetivos Estratégicos

Al terminar el proceso, cada participante podrá:

•   Establecer la necesidad de la reunión (urgente, importante) y su pertinencia. 

•   Planearla de acuerdo con unos objetivos específicos y convocar a los participantes de acuerdo con criterios de responsabilidades y acciones.

•   Reconocer el rol propio y el de los otros participantes, y hacerlo explícito si es necesario. 

•   Escuchar, pedir y acordar respetuosa y honestamente.

•   Aportar soluciones, ideas, juicios fundados, información desde una actitud comprometida con los resultados benéficos para todos.

•   Definir acciones y responsables específicos según lo acordado.

Hacer seguimiento eficiente.


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