?Por qué PowerPoint se llama PowerPoint?

Es la herramienta más utilizada en el mundo empresarial y académico. Es prácticamente un estándar como herramienta para hacer presentaciones. Es una herramienta supremamente útil y poderosa. Sin embargo, vemos a diario que no nos ayuda a mejorar los resultados que esperamos cuando presentamos. ¿Por qué? ¿Es culpa de los diseñadores de Microsoft? ¿Se está volviendo obsoleta?

Consideramos que la respuesta es muy sencilla: simplemente usamos esta poderosa herramienta para lo que no está hecha.

Si traducimos al español el término PowerPoint, podríamos decir que significa algo así como “Punto de Poder” o Punto Poderoso”. Esto ya nos da una pista: la herramienta está diseñada para proyectar aquellos “puntos poderosos” que queremos comunicar o para darle “poder” o énfasis a los mensajes más importantes que vamos a transmitir. Teniendo esto en cuenta, les compartimos algunos tips que nos permiten saber si no estamos usando adecuadamente esta poderosa herramienta:

• Usar PowerPoint como procesador de texto. Si estamos redactando en PowerPoint, estamos usando la herramienta para lo que no está diseñada. Solo se deben agregar palabras o frases cortas que refuercen el mensaje.
• Usar PowerPoint como telepronter. No tiene ningún sentido convocar a un grupo de personas para ponerlas a leer, mucho menos para ver leer al presentador. El presentador debe mantener una “conversación” con su audiencia, no con la pantalla de proyección.
• Copiar/Pegar (Copy/Paste) de tablas o textos. Más que la información en sí misma, lo importante es hacer ver su significado, los hallazgos, las tendencias, el sentido que tienen los datos para quien los recibe. La audiencia espera hacer el menor esfuerzo para comprender la información presentada y es función del presentador hacer todo lo posible para que así sea.
• Hacer listas extensas. El cerebro procesa mucho mejor las imágenes y las historias que las listas. La gente no va a recordar todos los elementos presentados de esta manera. Es mejor presentar cada elemento individualmente o en grupos de máximo 3.
• Usar letra demasiado pequeña. Todo lo que se va a proyectar debe ser de fácil lectura para todos. Si las personas tienen que hacer un esfuerzo para leer, el tamaño de la letra no es el adecuado. Recomendamos usar letras de tamaño superior a 32.
• Presentar más de una idea por diapositiva. Un buen presentador dirige la atención del público a donde lo considera necesario. Muchas ideas presentadas simultáneamente genera desenfoque y dispersión. PowerPoint es una herramienta bastante útil y poderosa. Se trata simplemente de utilizarla para aquello para lo que fue diseñada. Corregir las maneras erróneas de usarla ayudará a transmitir más efectivamente nuestros mensajes.